Lark有料プランと料金体系の確認
- 現在の有料契約：1,500円×30アカウント
- AI議事録機能は別途年額約20万円の追加契約が必要
- 文字起こしデータを外部AIで加工する運用が現状多数
グループ作成の前提・進め方の確認
- 高野氏が事前に外部連絡先を含むグループを再作成済み
- 有料アカウント30名・事務員10名の計40名規模
- 導入失敗の主因はトップダウンの意思決定不足と明確化
- 今回の操作はTHANサポートデスクアカウントで実施
Baseによる従業員管理データベース構築
- テーブル1「従業員管理」：姓・名・生年月日・電話番号・アドレス・入社日を設計
- テーブル2「マスター」：ブランド名（単一選択）・店舗名（参照オプション）を設計
- 店舗数は計21店舗（チーズプラス・原価ビストロ等複数ブランド）
- ブランド名で店舗名を絞り込む連動選択でヒューマンエラーを防止
- 生年月日から年齢、入社日から勤務年数を自動計算する数式を実装
- 姓・名を分けて管理する理由：全角/半角スペース差異による照合エラー防止
入社フォームの設計
- ベース内でフォームビューを作成、名称を「入社フォーム」に変更
- 必須項目：姓・名・生年月日・入社日・電話番号・アドレス・ブランド名・店舗名
- 年齢・勤務年数は計算値のためフォームから非表示
- 「ログイン必須」設定をオンにする必要あり（自動グループ招待の前提条件）
- 顔写真フィールドはスマホ対応のためアップロード方法オプションをオン
自動化（オートメーション）の設定
- トリガー：新規レコード追加時
- 条件：店舗名が「チーズプラス市場カラスマ店」等、店舗ごとに分岐
- アクション①：該当Larkグループへ自動メンバー追加（最大50名/グループ）
- アクション②：グループへ入社通知メッセージを自動送信（氏名・入社日・フリガナ含む）
- アクション③：役員グループや公式配信グループへも並列通知を追加可能
- 店舗追加は自動化をコピーして店舗名・グループを変更する手順（1〜2分/件）
権限管理・ギャラリービューの活用
- 「高度な権限」機能でカスタム役割（例：店長）を設定
- 役割ごとにテーブル単位でアクセス権限を付与・非表示可能
- 役割はチャットグループ単位で割り当て可能→異動時の権限変更が容易
- ギャラリービューに顔写真を設定すると人物・店舗・入社日を一覧確認可能
グループへの導線設計
- タブ追加方式：グループ内のタブに入社フォームURLを固定リンクとして追加
- チャットメニュー方式：グループ設定内「チャットメニュー」に入社フォームを登録
- 勤怠フォーム・有給申請フォームなども同様に追加可能
カレンダー・投票機能の紹介
- カレンダーで役員会を登録→参加者に承諾/辞退の返答を求める機能
- 投票機能（プラス→投票）で日程調整（調整さん相当）が可能
アカウント数・コスト最適化の検討
- 現状：30有料アカウント×1,500円＝月45,000円、年間54万円
- 寺山氏の提案：社長・経理・総務等5〜10アカウントに絞ることが可能
- 役員は外部連絡先として無料で接続し、再アカウント作成で対応
- ワークプレイス機能（出張申請・経費精算）は内部テナント30名のみ利用可能
- 代替策としてBaseでフォームを構築すれば外部メンバーでも同等機能を実現可能
今後のフェーズ・費用感の提案
- フェーズ1（本日完了）：入社フォーム・自動グループ招待の仕組み構築
- フェーズ3が鍵：予実管理・ダッシュボード構築（10〜15時間想定）
- 課題：ブランドごと・店舗ごとのKPI設計、ポスレジ（第2）連携、フランチャイズ店からの数値取得方法の整理
- 方針：フル構築委託よりレクチャー型で内製化を支援する方向が双方にメリット大
- ダッシュボードイメージ：ブランド→店舗のスライサーで目標対比・原価率・対前年同月比を表示
横展開・協業の可能性
- 整骨院・建設業界でも同様の課題感あり、横展開の土台として検討中
- 高野氏のネットワークを活用した協業でキャッシュ化＋マーケット拡大を両立する方向性