会議の目的・背景
- 事務局とLLBが互いの業務を把握できていない状態が課題
- エラー発生時の対応が属人化・場当たり的になっていた
- 今回は業務全体像の共有と役割分担の明確化が目的
例会申込フロー・現状の業務整理
- LステップとLark名簿の2軸で出欠管理・印刷データを作成
- 2月頃にフローが固まり、現在も試行錯誤中
- LLBは申込受付・Lark入力側、事務局は印刷・本部名簿管理側を担当
発生しているエラーの原因
- 本部名簿とLステップの氏名表記不一致（例：宮崎の梯子高・平川名など）
- 名前の不一致により会員ランク・バッジ色が自動取得されない
- 直せない表記が最大5人程度（浜田・浜崎等）は毎月手動対応が必要
- 有田翔悟氏のランク空欄：Lステップ未回答が原因と判明
Lステップ対応の役割分担（決定事項）
- 出欠変更（出席⇔欠席のステータス操作）：長智子が担当
- 退会連絡のLステップタグ付け：髙八重充が担当
- 会員への返信文・事務局対応：坂口桜子（ふうくん）が担当
- 対応完了後は既存LINEグループ（現在9名）にリプライで報告するルール
- キャンセル締切（木曜18時）前後でステータス操作を分ける方針
LINE配信の活用強化（高平さん＝髙八重充への依頼）
- 月5,000通配信可・会員約700人→1ヶ月7通送れる余裕あり
- 追加予定①：木曜12時にキャンセル料発生期限リマインド配信
- 追加予定②：火曜夜に参加者一覧を全会員（退会者除く）に配信
- 翌日アンケートは長智子が継続担当
リッチメニューの見直し（高平さん＝髙八重充が試作済み）
- 例会申込＋実績報告を1ボタンに統合し、ゲストURL発行を独立させる案
- 「修正クラブについて」にカレンダー・FAQ（Q&A）を格納するカルーセル案
- 「受付終了」表記を「次回申込は毎月1日から」に変更する
- Instagramの優先順位は低め（広報部の収益化時に検討）
- 変更前に緒方代表への確認が必要（坂口から指摘）
印刷（冊子）の運用方針
- 現状：Larkのジュニアスプラグインでレイアウト出力（有料・癖が強い）
- 衣笠の結論：3ヶ月使用した結果、CSV書き出し→スプレッドシートで印刷の方が良い
- 本日が決済日のため6月は現状Larkで継続、7月以降の切替を検討
- 6月中に事務局側でCSV出力→スプシ整形の工数検証を実施
- 寺山より懸念：CSV後の会場別並び替え等で工数増加の可能性
- 衣笠の「過去情報」閲覧ニーズ→Lark「人ごと」ビューで対応可能と判明（即解決）
- 印刷は4の倍数ページ調整・A3両面折り込み等の細かい編集が毎月発生
串間由佳（新規参加者）の役割
- 緒方代表より：世話人紹介ページ＋修成ニュースの2ページ作成を依頼
- Adobeイラストレーター使用可能で即戦力として期待
- まず1〜2ヶ月はLLBグループLINEに入り全体像を把握する期間とする
- データ（原稿等）は代表経由で提供
チャットボット・自動応答の将来構想
- Lステップ自動応答はキーワード部分一致のため文脈判断が難しい
- 緒方がChatGPT+ナレッジベースのボットをベータ版で以前テスト済み
- 精度が上がれば問い合わせ対応工数を大幅削減できる
- 現状は月10件未満の問い合わせ→まずFAQページ整備が優先
橋口さんの参加検討
- IT得意・Lark未経験だが欲しい人材
- 世話人を目指すかどうかによって個人情報アクセス権限が変わる
- 寺山が本人に確認予定