LステップおよびLarkの現状フロー共有
- 例会申し込みフローは2月頃に固まり、現在運用中
- 縦軸が担当者・横軸が時系列のフロー図を共有
- 会員さんへの申し込み案内は髙八重が担当
- Larkへのステータス入力は岩切・寺山が兼任
エラー発生原因の特定
- 本部名簿とLステップ登録名の表記不一致が根本原因
- 梯子高（髙）・濱（浜）など漢字の違いが最大5名分存在
- 対応不能な文字（濱など）は毎月手動修正が必要
- 本部名簿修正により大半のエラーは解消見込み
Lステップ返信・出欠変更の担当明確化
- 出欠ステータス変更（LステップとLark両方）：長智子が担当
- キャンセル料発生の時間軸（木曜18時）での運用を統一
- 退会連絡のタグ付け：髙八重が担当
- 退会者への返信文：坂口（ふうくん）が担当
- 3者（坂口・長・ふうくん）でグループLINEを組む
- 既存のLステップ通知グループ（9人）に長智子を追加
LINE配信数の有効活用
- 月間配信可能数は5,000通÷700人≒7回分
- 木曜12時にキャンセル料リマインド配信を追加予定
- 火曜夜に参加者一覧を全会員（退会者除く）へ配信予定
- 配信早期化でバタバタを前に倒す狙い
リッチメニューの改善案
- 例会申し込みと実績報告を統合し1枠を確保
- 空いた枠にQ&A（FAQ）を設置する案が浮上
- インスタグラムは優先度低、緒方代表が確認後に判断
- 自動応答ボットは工数が高く、まずはFAQページ作成を優先
- 緒方代表への確認事項：リッチメニュー変更・Q&A設置の承認
印刷業務の現状と課題共有
- 衣笠がIllustratorで毎月冊子を制作（A3・4の倍数ページ）
- 土曜夜〜月曜朝（入稿9時）まで事務局が通し対応
- 今月は衣笠が5時台に入稿データを送付
- Geniusプラグイン（有料）の癖・フォント問題が継続課題
- 冊子作成は4の倍数ページになるよう調整が必要
印刷データ出力方式の変更検討
- 3ヶ月運用の結果、Lark印刷機能の限界を実感
- 衣笠から「CSVエクスポート→スプレッドシートで印刷」への移行を提案
- 今月（5月）が決済日のため6月はLark継続、7月からスプシ移行を目標
- 6月中に事務局でCSV出力・スプシ整形の試行を実施
- 寺山から「工数増加リスク・文字化け問題は未確認」と指摘あり
会員情報の過去履歴参照機能
- Lark上に「人ごと（会員過去情報）」ビューが存在することを共有
- 前月以前の情報（業種・会社名変更など）がここで確認可能
- 衣笠が旧名簿（2月以前）を参照していた問題が解消
- 表示順・非表示フィールドは衣笠が自由に変更可能
串間由佳の役割設定
- アドビIllustrator使用経験あり、IT系スキルを保有
- 当面は冊子2ページ（世話人紹介・守成ニュース）を担当
- 代表から原稿を受け取り、レイアウトを作成
- 来月分データはグループ案内で提供予定
- LLBグループLINEに入り全体像を把握してから本格参加
橋口さんへの勧誘検討
- IT得意で人材としては欲しい、ただし個人情報取扱の観点から
- 世話人を目指すかどうかで関与レベルが変わる
- 寺山が本人に意向を確認する