開催背景・目的
- 事務局とLLBがお互いの業務を把握できていない状況の解消
- エラー発生時の担当者不明問題の解消が主目的
- 「会の運営をスムーズにする」という目標は双方共通
現状の業務フロー共有
- 時系列フローは左軸→右軸で、左側がLLB（会員接点）、右側が事務局（印刷・名簿管理）
- フローが固まったのは2月頃から
- 毎月土曜夜〜月曜朝にかけて事務局が対応するバタバタが継続発生中
エラーの原因分析
- 本部名簿とLステップ登録名の表記不一致が根本原因
- 例：宮崎（普通表記）vs 宮崎（梯子高）、高橋の「髙」など
- 直せない人が最大5名程度（浜崎・浜田など）は毎月手動対応が必要
- 新規入会者が本部名簿反映前にLステップ回答した場合も空欄になる
L ステップ対応の役割分担（決定）
- 出欠ステータス変更（LステップおよびLark）：長智子が担当
- キャンセル締切（木曜18時）以降の変更：長智子がLステップを1日2回確認
- 退会連絡のシステム処理（タグ付け）：髙八重充が担当
- 退会者への返信文・複雑な問い合わせ対応：坂口桜子（ふうくん）が担当
- 上記3名のグループLINEを新設して対応報告を共有
LINE配信の見直し提案
- 月間配信可能数：5,000通÷700人＝約7通の余裕あり
- 追加配信①：木曜12時にキャンセル締切リマインド（18時以降はキャンセル料発生）
- 追加配信②：火曜夜に参加者一覧を全会員へ配信（退会者除外）
- 参加者一覧の配信対象：桑畑前代表の時は参加者限定→岡田代表から全員配信に変更済み
リッチメニュー改修（提案・代表確認待ち）
- 現状：例会申し込み・ゲストURL・スケジュールカレンダー等が個別配置
- 提案：例会申し込みと実績報告をカルーセルで統合し1枠空ける
- 空いた枠に「修正クラブについて」を設置し、FAQ・カレンダーをカルーセルで表示
- Instagramは優先度低（緒方代表）だが独立枠として残すことも検討
- 「受付終了」表示に「次回申し込みは1日から」の文言追加を決定
- FAQ整備により問い合わせ削減を狙う（AI自動応答は将来課題）
印刷業務の実態共有
- 衣笠が毎月Illustratorで1ページずつ作成し、4の倍数ページで調整
- 金曜締切→土曜朝に名簿抽出→日曜夜通し作業→月曜9時入稿のフロー
- 今月（5月）は5時台に入稿データ送信
- 桑畑さん（印刷会社）が毎回細かいチェック・修正を対応
印刷出力方法の変更検討
- 現行：Geniusプラグイン（有料）でLarkから直接出力→フォント・レイアウトに癖あり
- 提案：LarkからCSV書き出し→スプレッドシートで整形→印刷
- 6月分は現行Larkで続行、6月中にCSV出力を試験検証
- 7月からスプレッドシート運用への移行を目指す方向
- 課題：都城・鹿児島等の会場別並び替え工数が増加する懸念あり
Lark「人ごと」ビューの活用
- 会員個人ごとの過去情報が「会員過去情報」ビューで確認可能
- 衣笠が毎月旧名簿（2月以前）を参照していた課題を解消
- 会社名変更・業種空欄等の確認もこのビューで対応可能
- フィールドの表示/非表示・並び替えも自由に変更可能
串間由佳（新メンバー）の役割
- Illustratorおよびデジタルソフト操作が得意
- 当面の担当：冊子内「世話人紹介ページ」と「主催ニュースページ」の2ページ作成
- 代表から原稿・データを受け取り、レイアウト作業を担当
- LLBグループLINEに参加し全体像を把握する期間を1〜2ヶ月設ける