LステップおよびLarkの現状フロー共有
- 例会申し込み〜受付までのフローを2月頃に整備・確定
- 左軸（会員対応）はLLBが担当、右軸（名簿・印刷）は事務局が担当
- Lステップ配信上限：月5,000通÷会員約700人＝最大約7回配信可能
- 本部名簿とLステップの名前表記不一致がエラーの根本原因
Lステップ返信・出欠変更の担当者決定
- 出欠変更（Lステップ＋Larkステータス両方）：長智子が担当
- 退会連絡のタグ付け：髙八重充が担当
- 文言対応・複雑な返信：坂口桜子（ふうくん）が担当
- 3人（坂口・髙八重・長）でLINEグループを作成し対応を管理
- 長は既存通知グループへ参加せず、自分でLステップを確認
Lステップ配信の運用改善案
- 木曜12時にキャンセル料リマインド配信を追加（18時以降不可を明記）
- 火曜夜に参加者一覧を全会員（退会者除外）へ配信開始
- 現在は土曜夜配信→直前エラー多発のため前倒し化
- 翌日アンケートは長が引き続き担当
リッチメニュー改修案
- 「例会申し込み」と「実績報告」を統合し1枠確保
- 空いた枠にQ&A（FAQ）ページを設置する案
- Instagramは独立枠として存続（優先度低・広報部の管轄）
- 「受付終了」表記を「次回申し込みは1日から」に変更
- 改修内容は緒方代表確認後に髙八重が実装
本部名簿の不一致エラーと修正方針
- バッジ色はLark上で本部名簿と氏名・在籍月が一致した場合のみ自動付与
- 修正可能な対象：宮崎さん（梯子字の表記相違）等、大半は対処可能
- 修正困難な対象：「濱」など外字使用者、最大5人程度は毎月手動対応
- 本部名簿の修正は坂口が本部に依頼（メールアドレス要）
印刷フロー・Lark出力の課題
- 衣笠はGenious（有料プラグイン）でLarkから印刷用データを出力
- フォント・レイアウトの癖が多く、毎月土曜夜〜月曜朝5時まで作業発生
- 印刷はA3・4の倍数ページ構成が必須、ページ数調整も毎回必要
- 事務局内で「スプレッドシートに戻した方がよい」との結論
- 6月はLark継続、7月以降にCSV出力→スプシ移行を試行予定
- LarkにはCSV出力・フィールド非表示・並び替え機能あり（衣笠に共有）
新メンバー串間由佳の役割
- Adobe Illustratorが使用可能
- 当面は冊子の「世話人紹介」「守成ニュース」2ページのレイアウトを担当
- 緒方代表から原稿を受け取り作成
- 1〜2ヶ月はLLBのLINEグループで全体像を把握する期間とする
LINE自動応答・チャットボット構想
- Lステップの自動応答はキーワード部分一致のため文脈判断が困難
- FAQ整備＋リッチメニューで対応量削減が現実的な第一ステップ
- AIチャットボット（ChatGPT連携）は2年前に桑畑代表時代にテスト済み
- ナレッジ化→精度向上のサイクルが整えば有効、今後の課題として継続検討