現行の顧客管理フロー（Outlook）
- Outlookの「連絡先」に顧客情報・契約内容をテキストメモで管理
- 取引保険会社は5社（AIG損保・三井住友海上 等）
- 契約情報はメモ欄にフォーマットをコピペし証券番号を手入力
- 事務員が週2回、紙の申込書からサーバー上のOutlookデータに入力
- 顧客数は約3,400件（Outlookデータ）
Outlookデータの運用詳細
- オフライン（Wi-Fi・テザリング不要）でパソコンから参照可能
- 満期更新は各保険会社の「満期リスト」で管理し1ヶ月前に連絡
- 大口法人は「家財」「自動車」「生命保険」等カテゴリ別に複数連絡先を作成
- 前契約・旧保険会社情報も残して過去問い合わせに対応
現行管理の課題
- 手打ち入力によるヒューマンエラー（証券番号の打ち間違い等）
- Outlookと新規用Excelの二重入力が発生（更新はExcel入力なし）
- 年1回Excelを新規作成するため前年データの参照が煩雑
- NTTの一括管理ソフトは遅すぎ・見づらく実質未使用
- 入力者・変更者の履歴が追えない
Larkで実現できること（寺山氏デモ）
- Outlook＋Excelを1つのデータベースに統合
- 保険会社別・営業マン別・顧客別・期間別のフィルタリング・集計が自動化
- 前年同月比など時系列分析が蓄積データから随時参照可能
- 新規契約入力時に担当者へ自動通知（Lark内）
- 誰がいつ入力・変更したか全履歴が残る
- スマホからも同データを参照・操作可能
- Excelの関数崩れ・セル参照ずれのリスクがない
Outlookデータの移行可能性
- OutlookデータはPSTファイル形式→CSVエクスポートが可能と判明
- CSVを実際に出力し確認：データは出力されたが表示が見づらい状態
- 生年等の入力ルール不統一（全角・半角混在等）が課題として浮上
- 3,400件のデータ移行には入力ルールの整合が必要
Lark導入フェーズと助成金
- フェーズ1（約2〜3ヶ月）：寺山氏＋別府氏＋中心人物1〜2名で設計、2週間に1回ミーティング
- フェーズ2（3〜4ヶ月目）：社員トレーニング開始
- 移行期は約1ヶ月間Outlook・Lark双方に二重入力
- 雇用保険加入の社員5名（役員除く）対象に助成金活用可能
- 助成金で研修費用の75%が国から支給される制度
- 活用実績：黒原建設（足場屋）、後藤造園（観葉植物）