現行の顧客管理システム（Outlook）
- 取扱保険会社5社の契約情報をOutlookの連絡先メモ欄に手入力
- 証券番号・保険内容・保険料・過去契約をフォーマットコピペで管理
- 総データ件数は約3,400件（解約済み含む）
- 週2回、事務員がサーバー上のOutlookデータを更新
- 1日5〜10件の手入力が発生
- オフライン（Wi-Fi・テザリング不要）でパソコンから閲覧可能
- NTTの5社一括閲覧ツールは「遅すぎ・見づらい」として不使用
現行の課題
- 手入力によるヒューマンエラー（証券番号の打ち間違い等）
- 新規契約はExcelにも別途入力→二重入力が発生
- 更新契約はExcelに入らず、新規のみ集計
- Excelは年1回新規作成→過去データ参照が煩雑
- 誰がいつ入力したか追跡不可
- 半角・全角混在など入力ルール未統一（例：「昭和17」と「昭和55」が別物扱い）
Lark活用の提案・デモ
- Outlookのメモ欄情報＋ExcelをLark1つに統合可能
- 顧客単位・保険会社単位・担当者単位・期間指定でフィルタリング可能
- 1顧客の契約件数・累計保険料（例：34件・270万円）を自動集計
- 入力履歴が全件記録され「誰が入力したか」追跡可能
- データ入力時に担当者へ自動通知（LINE的）
- スマホ最適化済み・全データスマホでも閲覧可能
- Excel関数崩れや年次ファイル更新が不要になる
- 前年同月比・目標ギャップ可視化も対応
他社事例の紹介
- 主星クラブ（都城）：先月159人来場、受付・集計・アンケートをLarkで一元管理
- 同友会北支部：年間13〜14人増強目標だが減少傾向→声かけリスト管理をLark移行予定
- 桑山社：勤怠管理でLark活用中
- 黒原建設・後藤造園：助成金を活用したLark研修を実施済み
データ移行の検討
- OutlookデータはPSTファイル→CSVエクスポートが技術的に可能と確認
- CSVで出力したところ表示は崩れていたが出力自体は成功
- 入力ルール未統一のため、移行前にデータ整合性を整える必要あり
- 移行期間中は約1ヶ月間Outlook・Lark並行運用（二重入力）の見込み
助成金活用
- 雇用保険加入者対象の研修助成金で費用の75%が国から支給
- 別府社の雇用保険加入者：役員除く5名
- 社員教育名目で活用可能