現行の顧客管理システム（Outlook）
- 取扱保険会社5社の契約情報をOutlookの連絡先メモ欄に手打ち管理
- 証券番号・保険料・保証内容をフォーマットコピーして入力
- 事務員が週2回、サーバー上のOutlookデータを更新
- オフライン（Wi-Fiなし）でもパソコンから閲覧可能
- 顧客数は約3,400件（解約済み含む）
現行フローの課題
- 事務員による手打ちで入力ミスが発生しやすい
- 1日5〜10件の入力作業が発生
- 新規契約はExcelにも別途二重入力が必要
- NTT製一括管理ツールは遅すぎ・見づらく未使用
- Excelは年1回新規ファイル作成で過去データ参照が困難
- 誰がどのデータを入力・変更したか追跡不可
Larkでできること（寺山氏によるデモ）
- 顧客単位・保険会社単位・営業マン単位でのフィルタリング
- 顧客ごとの保険料合計・契約本数を自動集計（例：34契約・270万円）
- Outlookのメモ欄とExcelの数字を一元管理
- データ入力時に担当者へ自動通知（LINEのように）
- 全データの編集履歴が残り、変更者を特定可能
- スマホからもリアルタイム閲覧可能
- 前年同月比など年をまたいだ集計が自動で継続
Outlookデータの移行検討
- OutlookデータはPSTファイル形式で保存されている
- CSVエクスポートを試みたところ出力は可能だが表示が崩れた
- 生年月日などのデータが全角・半角混在でルール統一が必要
- 別府氏からサンプルデータ5〜10件を提供し、寺山氏がサンプルを作成する方針に
助成金の活用
- 雇用保険加入者への研修として75%を国が助成する制度
- 別府氏の会社の雇用保険加入者は役員除き5名
- 寺山氏の実績：黒原建設（足場屋）、後藤造園（観葉植物）が同制度を活用済み