現在の顧客管理フロー（Outlook運用）
- Outlookの「連絡先」に顧客ごとの保険契約情報をメモ欄に手打ち入力
- 取扱保険会社は5社（AIG損保・三井住友海上 等）
- 顧客数は約3,400件、契約数はその2〜3倍と推定
- 個人・法人両方の顧客を管理（件数は個人多、売上は法人多）
- フォーマットをコピペして証券番号等を手入力する方式
- 事務員が週2回程度、サーバー上の Outlook データを更新
- 入力件数は1日5〜10件程度
現運用の課題
- 手打ちによるヒューマンエラー（証券番号の打ち間違い等）
- 入力後、正確性確認のため保険会社サイトへ別途アクセスが必要
- 新規契約のみ別途 Excel に二重入力している
- Excel は年1回新ファイルを立ち上げ、前年データとリンクしない
- NTT製の一括管理ソフトは「遅すぎ・見づらい」で現場が使用を放棄
Lark活用のデモ・提案
- 顧客名・保険会社・証券番号・保険料を1つのデータベースで管理可能
- 保険会社ごと・営業マンごと・期間ごとのフィルタリングが自動化
- トータル保険料や新規件数の自動集計（Excel の関数不要）
- データ編集履歴が全件残り「誰が入力したか」の追跡が可能
- スマホ対応で外出先・オフライン環境でも参照可能
- 新規入力時に担当者へ自動通知する仕組みの構築が可能
- Outlook と Excel を1つのツールに統合できる
Outlookデータのエクスポート検討
- Outlook データは .pst 形式で、CSV へのエクスポートは機能として存在
- 実際にその場でエクスポートを試行→出力は確認できたが表示が乱雑
- 生年欄に全角・半角混在など、データの表記ゆれが複数確認される
- 移行前にデータの表記ルール統一が必要
導入フェーズと助成金
- フェーズ1（約2〜3ヶ月）：寺山氏・別府氏・中心社員1〜2名で設計
- フェーズ2（3〜4ヶ月目）：社員トレーニング開始
- 移行期間中は Outlook・Lark の二重入力が約1ヶ月発生
- 雇用保険加入社員（別府氏除く5名）対象に助成金活用可能
- 研修名目で費用の75%が国から支給される制度を利用予定
- 適用実績：黒原建設（足場）・後藤造園（観葉植物）の2社