現行の顧客管理システム（Outlook）
- Outlookの連絡先にフォーマットを貼り付け、証券番号・契約内容をメモ欄に手入力
- 保険会社5社分の契約情報を1顧客につき1レコードで管理
- 大口法人は家財・自動車・生命保険など複数の連絡先に分割して管理
- 顧客総数：約3,400件（解約済み含む）
- 入力は事務員が週2回、サーバー上のOutlookデータを丸ごと入れ替える運用
入力フローと手作業の実態
- 申し込み書（紙）→事務員が手打ち入力、1日5〜10件
- 更新時は前契約を上書き、保険会社変更時のみ旧情報を残す
- 新規契約の金額のみ別途Excelにも入力（二重入力）
- 年間単位のExcelを使用、年1回新規ファイルを立ち上げる運用
既存ツールの課題
- 手打ちミスの可能性あり、証券番号は保険会社側で都度確認が必要
- NTT製統合ソフト（5社一括閲覧）は遅すぎ・見づらく実質未使用
- OutlookはPSTファイル形式でオフライン参照可能だが移行が困難
- Excelは数式崩れ・誰が触ったか不明・前年比較のためファイル管理が煩雑
満期管理・更新フロー
- 満期1ヶ月前に各保険会社の満期リストを確認して顧客へ連絡
- 更新率は約97%
Larkデモ・提案内容
- 顧客名・保険会社・証券番号・保険料・新規/継続などをデータベース化可能
- 顧客単位・保険会社単位・担当者単位でフィルタリング・集計が自動化
- Outlookのメモ欄情報 ＋ ExcelのNew集計を1つのデータベースに統合可能
- データ変更履歴（誰がいつ入力したか）が全件記録される
- スマホ対応でオフライン時の閲覧代替も可能
- 入力完了時の自動通知でコミュニケーションコスト削減
導入フロー・スケジュール感
- 1〜2ヶ月目：寺山氏＋別府氏＋中心人物1〜2名で設計（2週間に1回打ち合わせ）
- 3〜4ヶ月目：社員トレーニング開始
- 移行時は約1ヶ月Outlook・Lark二重入力の並走期間あり
Outlook→CSVエクスポートの検討
- その場でPSTファイルをCSVエクスポート試行、出力は確認できたが列の見づらさあり
- 生年月日の全角・半角混在などデータ表記ルールの不統一を確認
- Lark取込前にルール統一・整備が必要
助成金活用の検討
- 雇用保険加入者への研修名目で費用の75%が国から支給される助成金が利用可能
- 別府氏の事務所：役員除く雇用保険加入者は5名
- 寺山氏がすでに黒原建設・後藤造園で同制度を活用済み