現在の顧客管理方法（Outlook）
- Outlookの「連絡先」をデータベース代わりに利用
- メモ欄に5社分の保険契約内容・証券番号・保険料を手打ち入力
- フォーマットをコピーして使い回す独自運用
- データはサーバー上に置き、週2回事務員が更新
- オフライン（Wi-Fiなし）でもパソコンから参照可能
- 総件数は約3,400件
入力フローと課題
- 紙の申込書をもとに事務員が手打ち、1日5〜10件入力
- ヒューマンエラー（打ち間違い）が発生し、都度保険会社サイトで証券番号確認
- 新規契約のみExcelにも二重入力（更新は対象外）
- 更新管理は各保険会社の満期リストで把握、1ヶ月前に顧客へ連絡
- NTT製一括管理ソフトが導入済みだが「遅すぎて使わない」状態
顧客・契約の特性
- 個人顧客が件数多、法人顧客が売上多
- 取り扱い保険会社は5社（三井住友海上・AIG損保など）
- 自賠責保険は法人で何十台分も管理し視認性が低い
- 問い合わせは事故時（火災・落雷・台風・交通事故）が中心
- 更新率は約97%
LarkのCRM機能デモ・提案
- 顧客名・保険会社名・商品カテゴリ・証券番号・保険料をデータベース管理可能
- 会社別・担当者別・期間別にフィルタリング・自動集計が可能
- ExcelとOutlookを1つに統合でき、二重管理が不要になる
- 全データがリンクするためExcelのようなタブ間の非連動問題がない
- 関数崩れ・誰が触ったか不明問題が解消（編集履歴が全件残る）
- スマホ最適化済み、フィールド外からでも参照可能
- 入力完了時に担当者へ自動通知する仕組みを構築可能
- 年をまたいでもデータが蓄積され前年同月比などの分析が可能
Outlookデータの移行検討（CSVエクスポート）
- OutlookのデータはPSTファイル形式で保存されている
- エクスポート機能でCSV変換が可能と確認（当日試行）
- 出力結果は見づらい形式で出たが、全角・半角混在など表記ゆれが課題
- メモ欄のデータが最重要で、構造化が必要
助成金活用の可能性
- 雇用保険加入者向け研修として利用すると費用の75%が国から支給
- 対象となる雇用保険加入社員は別府さん除き5名（役員除く）
- 活用実績：黒原建設（足場）、後藤造園（観葉植物）が導入済み
関連事例紹介（主星クラブ・どういう会・北支部）
- 主星クラブでLark顧客管理・例会受付・アンケート集計を構築
- 先月例会に159人来場、受付・集計すべてLarkで自動化
- 更新予定者の追跡（退会理由選択・世話人へのアラート）も実装
- 同友会北支部も年間13〜14名増強目標でLark移行検討中
- どういう会でもGoogleフォームからLarkアンケートに移行済み